Privacyverklaring

Werksoep, gevestigd aan Antonie van Leeuwenhoekstraat 5, 3261 LT Oud-Beijerland, KvK 42088678, btw NL005486619B98, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in dit klantportaal. Vragen over privacy? Mail info@werksoep.nl of bel 0186-612302.

Dit portaal is bedoeld voor zakelijke klanten. We verwerken:

• Contactpersonen: naam, aanhef, e-mailadres, telefoonnummer en inloggegevens. Het wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen en is voor ons niet leesbaar.
• Bedrijfs- en locatiegegevens: bedrijfsnaam, bezoek- en postadres, KvK- en btw-nummer, factuurcontact, afdeling, kostenplaats en eventuele bezorginstructies voor de chauffeur.
• Bestelgegevens: de wekelijkse bestellingen per locatie, pauzes en overgeslagen weken, bestelde toebehoren, en de prijzen die op het moment van de deadline golden.
• E-mailverkeer: we leggen vast welke bevestigings- en herinneringsmails naar welk adres zijn gestuurd, zodat we ze niet dubbel versturen.
• Bescherming tegen misbruik: tegen misbruik van het inloggen, het aanvragen van een nieuwe link en het aanmeldformulier bewaren we [[bewaartermijn: kort, zodra de opschoonjob draait]] een onleesbaar gemaakte afgeleide van je IP-adres en e-mailadres. Die afgeleide maken we met een geheime sleutel, zodat er zonder die sleutel niet uit terug te halen is van wie hij is.

We verwerken geen bijzondere persoonsgegevens en doen niet aan profilering of geautomatiseerde besluitvorming.

Om de overeenkomst met je werkgever uit te voeren: bestellingen opnemen, soep leveren en factureren. Contactgegevens gebruiken we om je toegang te geven tot dit portaal en om je te informeren over je eigen bestellingen. We gebruiken je gegevens niet voor reclame en verkopen ze niet.

De afgeleiden tegen misbruik bewaren we om het portaal en je account te beschermen (gerechtvaardigd belang, art. 6 lid 1 sub f AVG).

Medewerkers van Werksoep die de bestellingen en leveringen verzorgen. Daarnaast schakelen we deze verwerkers in:

• Supabase: database, inloggen en bestandsopslag. De gegevens staan in de Europese Unie (AWS, Frankfurt).
• Vercel: hosting van de applicatie.
• Resend: versturen van bevestigings- en herinneringsmails, en van de mails rond een offerteaanvraag.
• TechTable: bouw en technisch beheer van het portaal. TechTable krijgt ook een kopie van de feedback die je via het portaal stuurt.

[[Doorgifte buiten de EER: Vercel en Resend zijn Amerikaanse bedrijven. Invullen na de juridische review: op welke grondslag gegevens naar de Verenigde Staten kunnen gaan (het EU-VS-dataprivacykader of standaardcontractbepalingen).]]

[[Scaleway (Amsterdam) bewaart versleutelde back-ups van de database. Pas opnemen zodra de back-ups daar staan.]]

[[Met elk van deze partijen is een verwerkersovereenkomst gesloten. Pas opnemen zodra de verwerkersovereenkomsten getekend zijn.]] Facturatie verloopt buiten dit portaal, in het administratiesysteem van Werksoep.

Vraag je via portaal.werksoep.nl een offerte aan, dan verwerken we je bedrijfsnaam, je naam, je e-mailadres, je telefoonnummer als je dat invult, de vervolgstap die je kiest en de aantekeningen die we maken als we contact met je hebben. Je krijgt daarvoor een account waarmee je onze prijzen bekijkt; een wachtwoord kiezen mag, maar hoeft niet. Tegen misbruik van het formulier bewaren we ook de afgeleiden die hierboven onder ‘Bescherming tegen misbruik’ staan.

We doen dit om je aanvraag af te handelen, op jouw verzoek (art. 6 lid 1 sub b AVG), en om misbruik tegen te gaan (gerechtvaardigd belang, art. 6 lid 1 sub f AVG).

[[Bewaartermijnen, voorstel: bevestig je je e-mailadres nooit en hadden we nog geen contact, dan 30 dagen na je aanvraag; na een afwijzing 6 maanden; anders 12 maanden na het laatste contact; word je klant, dan gelden de klanttermijnen.]]

Je gegevens staan bij Supabase (EU), Vercel en Resend. Meldingen over je aanvraag komen binnen in de mailbox van Werksoep en vallen daar onder ons eigen bewaarbeleid, en Resend houdt van elke verstuurde mail een verzendlog bij [[termijn verzendlog Resend]]. Verwijderen we je aanvraag, dan blijven die kopieën buiten het portaal staan tot hun eigen termijn om is. We sturen je geen reclame zonder aparte toestemming. Word je als contactpersoon aan een bestaande klant gekoppeld, dan laten we de andere contactpersonen van die klant weten dat je bent toegevoegd (je naam en het domein van je e-mailadres), zodat een vergissing snel opvalt (gerechtvaardigd belang).

Wil je je aanvraag en je gegevens laten verwijderen? Mail info@werksoep.nl; dan verwijderen we je aanvraag en je account.

Werksoep benadert ook zelf bedrijven die nog geen klant zijn, per post en telefonisch. Daarvoor houden we een lijst bij met de bedrijfsnaam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres, de naam van een contactpersoon als we die hebben, waar de gegevens vandaan komen (bijvoorbeeld een adreslijst die we bij een leverancier van bedrijfsgegevens kochten), en wat we in een gesprek afspraken.

We doen dat op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): verse soep aanbieden aan bedrijven in onze regio. Wil je niet meer benaderd worden? Zeg het in een gesprek of mail info@werksoep.nl; dan noteren we dat en benaderen we je niet meer. Je kunt ons ook vragen je gegevens helemaal te verwijderen. Dat doen we dan, maar staat je bedrijf later op een nieuwe lijst, dan kunnen we niet meer zien dat je niet benaderd wilde worden.

[[Bewaartermijn, akkoord van Werksoep: leidt het contact na 12 maanden nergens toe, dan verwijderen we de gegevens. Pas als vast feit opnemen zodra de opschoonjob op productie draait.]]

Stuur je via het portaal feedback (iets dat misgaat, of een idee), dan bewaren we je bericht, het soort bericht, de pagina waar je was, wie het stuurde en de klant en locatie waar het over gaat. Werksoep leest het in het beheer, en TechTable krijgt een kopie per mail om fouten op te lossen.

We doen dat om het portaal te verbeteren (gerechtvaardigd belang, art. 6 lid 1 sub f AVG). [[Bewaartermijn, akkoord van Werksoep: 12 maanden nadat het bericht is afgehandeld. Pas als vast feit opnemen zodra de opschoonjob op productie draait.]]

Bestel- en factuurgegevens bewaren we [[bewaartermijn, let op de fiscale bewaarplicht van 7 jaar]]. Accountgegevens van een contactpersoon verwijderen of anonimiseren we [[termijn]] nadat het account is beëindigd.

Dit portaal gebruikt alleen functionele cookies: die houden je inlogsessie bij. Er staan geen analytische of volgcookies in, en we delen niets met adverteerders. Daarom vragen we ook geen cookietoestemming.

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, de verwerking laten beperken of er bezwaar tegen maken, en je gegevens in een overdraagbaar formaat opvragen. Stuur een mail naar info@werksoep.nl; we reageren binnen een maand. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verkeer met het portaal gaat versleuteld over HTTPS en de verbinding met de database is versleuteld. Elke klant ziet uitsluitend de eigen gegevens; dat is op databaseniveau afgedwongen. Toegang tot het beheer is beperkt tot medewerkers van Werksoep.